Publikum bei einem Firmenabend

Für Organisator*innen

So läuft das bei Ihnen

Was der Künstler mitbringt, was Ihr Veranstaltungsort ohnehin hat — und die drei Dinge, bei denen Sie uns helfen. Vier kurze Bereiche, jeder in wenigen Minuten gelesen.

Ausführlich, weil an alles gedacht ist. Gemeinsam kriegen wir das jedes Mal hin.

Kurz vorweg

Aller guten Dinge sind drei

Das meiste bringt der Künstler mit, oder es ist in Ihrem Haus ohnehin da. Gebraucht werden von Ihnen nur: ein Schlüssel, zwei Helfer und ein Kontakt. Was genau dahintersteckt, steht gleich unter dem Video.

Bis zum Auftritt: was wann ansteht

Alles, was vor dem Auftritt ansteht, in der Reihenfolge, in der es kommt.

Zum Fahrplan

Zeitplan für Ihren Abend

Tragen Sie Ihre Zeiten ein — Sie sehen gleich, ob Aufbau, Auftritt und Abbau gut in Ihren Ablauf passen.

Ablauf testen
Erstens Jemand lässt uns rein Bei der Ankunft macht jemand den Raum auf und zeigt, wo Licht, Strom und Garderobe sind. In Hotels und Veranstaltungshäusern ist das die Haustechnik, die ohnehin da ist. Dazu zwei Nummern, unter denen jemand erreichbar ist.
Zweitens Vier helfende Hände Zwei Leute, die beim Ein- und Austragen mit anpacken — vormittags in der Regel 20 bis 45 Minuten, am Abend kommen sie zweimal, zum Verladen 30 bis 45 Minuten. Sie sind der Grund, warum der Aufbau zügig geht.
Drittens Ablauf und Technikkontakt Was an Ihrem Abend geplant ist, damit sich der Auftritt gut einfügt. Dazu, falls vorhanden, der Kontakt für Ton und Licht.

Wann genau und in welcher Form der Auftritt am besten in Ihren Abend passt, legen wir im Vorgespräch gemeinsam fest, abgestimmt auf Empfang, Begrüßung, Ehrungen und Musik. Auf den nächsten drei Seiten: der Tag vor Ort, die Technik und alles zum Mitnehmen.

Was ankommt

Ein Kleinbus, eine Person

Ein Kontakt, ein Künstler, ein Fahrzeug. Instrument, Bühnenbild und Technik kommen mit — aufgebaut wird mit Ihren beiden Helfern.

So sieht der Aufbau fertig aus. Antippen für groß.

Immer dabei: das Instrument mit Klavier-Stativ und Zubehör, die Zuspieler für die Musikstücke, das Bühnenbild aus zwei halbtransparenten Roll-Ups und die Requisiten. Dazu in der Regel eigene Monitore und Racks.

Auf Wunsch dabei: Tonanlage samt Mikrofonierung und ein kleines Licht. Der Künstler kann beides stellen — es reicht je nach Raumgröße für etwa 100 Gäste, mit zusätzlichem Subwoofer nach Absprache für bis zu etwa 150. Hat Ihr Veranstaltungsort eine eigene Anlage, läuft der Abend über sie.

Der Künstler reist früh an und macht den Soundcheck gemeinsam mit Ihrer Technik. Getragen wird zu dritt: vormittags beim Ausladen, abends beim Verladen — dafür die beiden Helfer aus Ihrem Haus.

Wie An- und Weiterreise geplant werden

Wie der Künstler an- und weiterreist, plant er für jeden Termin einzeln, abgestimmt auf die Termine davor und danach. Ein ausgeruhter Start ist dabei das Ziel, denn in einem Auftrittstag stecken fünf Rollen hintereinander: Fahrer, Tourmanager, eigener Techniker, Aufbauhelfer und schließlich der Auftritt selbst.

Am Abend gilt der vereinbarte Zeitplan: Der Auftritt beginnt zur festen Uhrzeit, und abgebaut wird direkt im Anschluss, unabhängig davon, wo der Künstler übernachtet. Danach geht die Produktionsplanung weiter, mit dem nächsten Termin oder der Weiterfahrt. Um eine Unterkunft kümmert sich in der Regel der Künstler selbst, wenn der Vertrag nichts anderes sagt.

Die Eckdaten

Besetzung, Laufzeit, Raum — und wann es losgeht

Ein Klick auf „Warum“ öffnet die Begründung — wer es eilig hat, liest nur die fette Zeile. Fast jeder Punkt ist aus Erfahrung entstanden, aus Abenden, an denen etwas anders lief als geplant.

Foto: Holger Enghardt
Besetzung Eine Person auf der Bühne Dazu vor Ort zwei Helfer beim Tragen und jemand, der Ton und Licht bedient.
Warum

Angereist wird allein — ein Fahrzeug, eine Garderobe, ein bis zwei Parkplätze. Das hält den Abend für Sie schlank.

Ton und Licht macht in Hotels und Veranstaltungshäusern meist die Haustechnik oder der Technikpartner des Hauses. Kann der Künstler die Anlage auch selbst stellen, reicht sie je nach Raum für etwa 100 Gäste, mit zusätzlichem Subwoofer nach Absprache für bis zu etwa 150.

Foto: Holger Enghardt
Laufzeit Meist 45 Minuten, am Stück Bei Firmenabenden der Normalfall. Eingebunden in einen dichten Ablauf auch eine Viertelstunde mehr oder weniger.
Wie das in Ihren Abend passt

Das Programm ist ein Best-of aus sechs Bühnenprogrammen — mit eigenem Anfang, eigenem Bogen und eigenem Schluss, in 45 Minuten rund.

Gebaut ist es nach amerikanischem Vorbild: ein Bogen, der ohne Pause auf seinen Höhepunkt zuläuft — am besten im ersten Drittel des Abends, solange die Aufmerksamkeit am größten ist. Eine Unterbrechung in der Mitte nimmt ihm genau das; deshalb wird am Stück gespielt.

Der Platz im Abend Im ersten Drittel des Abends Erfahrungsgemäß ist das meist zwischen Vorspeise und Hauptgang, in Ausnahmefällen zwischen Hauptgang und Nachspeise.
Warum

Nach der Vorspeise sind alle da und aufmerksam. Nach dem Hauptgang wird ein Saal ruhiger, nach dem Dessert geselliger — dann trägt der Abend von selbst weiter.

Foto: Holger Enghardt
Der Raum Fast jeder geht Hotelsaal, Brauereikeller, Werkshalle, Zelt, Kantine, Innenhof. Gebraucht wird eine freie Fläche von etwa 4 × 3 Metern.
Warum, und was hilft

Instrument, Bühnenbild und Bewegungsraum brauchen zusammen diese Fläche — frei von Rednerpult, Dekoration und fremden Bannern. Ebenerdig geht es genauso gut wie auf einer Bühne, solange die hinteren Reihen gut sehen.

Schön ist ein Raum, der sich abdunkeln lässt, und ein ruhiger Saal während des Programms. Alles Fachliche steht im Bereich Technik & Raum, Bilder vom Aufbau direkt unter den Kacheln.

Gästezahl 60 bis 800 Vor einer kleinen Runde genauso wie vor einem vollen Saal. Die Raumgröße ändert sich, das Grundprinzip bleibt.
Was sich mit der Raumgröße ändert

Bei einer kleinen Feier kommt schnell die Frage: Ist so ein Bühnenprogramm eine Nummer zu groß? Bei einer großen Gala die umgekehrte: Reicht ein Mann am Klavier für den ganzen Saal? Beides passt.

Mit der Raumgröße ändert sich vor allem die Technik. Der Künstler kann sie stellen — sie reicht für etwa 100 Gäste, mit zusätzlichem Subwoofer nach Absprache für bis zu etwa 150; in großen Sälen läuft der Abend meist über die Anlage des Hauses.

Foto: Holger Enghardt
Begrüßung Möglich — am besten nie direkt vor der Show Eine Ansprache der Geschäftsführung ist möglich, nur am besten nie direkt vor der Show. Sie endet etwa eine halbe Stunde vor Beginn, im Ausnahmefall 20 Minuten vorher. Sagt die Begrüßung den Künstler gleich mit an, braucht es keine eigene Ansage. Dafür steht ein eigenes Funkmikrofon vom Haus bereit — nicht das des Künstlers.
Warum

Der Künstler betritt die Bühne selbst — einen Teil der Technik bedient er bis zuletzt von dort. Deshalb eröffnet er selbst.

Kurz gesagt: Der Künstler holt Ihre Gäste selbst ab und bedient nebenbei noch die Technik. Zwei Jobs, eine Person, kein Platz mehr für einen dritten Anfang.

Mit einer halben Stunde Abstand hat Ihre Begrüßung ihren eigenen Moment, und der Auftritt setzt danach einen frischen Anfang.

Aufbau fertig, Blick aus dem Saal, Bühne von vorn — antippen für groß.

Gut zu wissen

Vier Fragen, die sich schon erledigt haben

Nepo Fitz’ technisches Kreativlabor.Foto: Holger Enghardt
Kurze Absprache mit der Technik.Foto: Holger Enghardt
Übernachtung Ist geregelt Meistens bucht der Künstler das Hotel selbst, bei Firmen noch öfter, wenn der Vertrag nichts anderes sagt. Auswahl, Reservierung und Anzahl der Nächte liegen dann bei ihm.
Wie das abläuft
  • Sobald der Termin stehtWenn der Vertrag nichts anderes sagt, bucht der Künstler das Zimmer selbst, mit Rücktrittsmöglichkeit — so bleibt alles beweglich: Weiterfahrten können sich kurzfristig ändern, dann lässt sich umbuchen oder stornieren.
  • AbrechnungNach Vereinbarung.
  • Ihre EmpfehlungArbeiten Sie ohnehin mit einem Hotel zusammen, etwa zu Sonderkonditionen, schlagen Sie es gern vor, ebenso ein Haus in der Nähe, das Sie kennen. Im Einzelfall wird es nach Absprache genommen. Steht im Vertrag, dass Ihr Haus das Zimmer bucht, bucht Ihr Haus.
Technik Eine Nummer genügt Name, E-Mail und Mobilnummer der Person, die bei Ihnen oder im Haus für Ton und Licht zuständig ist.
Was danach passiert
  • Von IhnenDer Kontakt — Haustechnik, Technikpartner des Hauses oder Ihre Eventagentur. Wer auch immer den Ton macht.
  • DanachFür das rein Technische — Anschlüsse, Aufbau, Ablauf — hilft der direkte Kontakt zu dieser Person. Sobald feststeht, wer bei Ihnen den Ton macht, hilft der Austausch beider Nummern: dem Künstler der Kontakt der Technik und der Technik die Nummer des Künstlers. Wer zuerst anruft, ist egal; spätestens vier Wochen vorher haben die beiden idealerweise miteinander gesprochen.
  • Und wenn es niemanden gibt?Der Künstler kann Anlage, Mikrofonierung und ein kleines Licht stellen — reicht je nach Raumgröße für etwa 100 Gäste, mit zusätzlichem Subwoofer nach Absprache bis etwa 150. Das besprechen wir vorher.

Alles Fachliche steht im Bereich Technik & Raum — zum Ausdrucken und Weiterleiten.

Ankündigung Nur, wenn Sie wollen Texte und Fotos für Einladung und Intranet bekommen Sie auf Anfrage, in der aktuellen Fassung und abgestimmt auf Ihren Abend. Was rausgeht, kommt kurz vorab zur Freigabe.
Was bereitliegt
  • Für Einladung und IntranetKurztext und Langtext zum Kopieren, Fotos quer und hochkant, in Bildschirm- und Druckauflösung.
  • Für den Bildschirm im FoyerEin Videotrailer zum Einbetten — auf Wunsch mit Ihrem Datum und Ihrem Anlass.
  • Wenn der Abend öffentlich wirdEtwa ein Kundentag mit freiem Zugang: Dann stimmen wir die Werbung genau miteinander ab — Texte, Bilder, Plakate, Termine —, damit alles zusammenpasst.

Anfordern lässt sich das im Bereich Unterlagen & Kontakt — eine Zeile genügt.

Formales GEMA und Abgaben Die GEMA-Anmeldung übernimmt Ihr Unternehmen als Veranstalter, vor dem Abend. Die gespielten Titel trägt der Künstler danach selbst ein.
Was das heißt

GEMA: Nach Auffassung der GEMA gilt eine Firmenfeier mit Musik in der Regel als öffentliche Veranstaltung — auch dann, wenn nur die eigene Belegschaft dabei ist. Angemeldet wird sie vom Unternehmen, und zwar vor der Veranstaltung.

Nach dem Abend schicken Sie dem Künstler den Link zur Musikfolge, er trägt die gespielten Titel dann selbst ein.

Genaueres direkt bei der GEMA: Firmenfeiern und Unternehmen auf gema.de.

Künstlersozialabgabe: Nach Auskunft der Künstlersozialkasse ist eine reine Mitarbeiterfeier wie die Weihnachtsfeier in der Regel nicht abgabepflichtig. Anders kann es sein, wenn auch Kunden oder Geschäftspartner eingeladen sind und die Feier vor allem der Außenwirkung dient, etwa ein Firmenjubiläum. Alle nötigen Angaben stehen auf der Rechnung; Genaueres in den Fragen und Antworten der Künstlersozialkasse.

Anderer Anlass?

Diese Seiten beschreiben geschlossene Firmenveranstaltungen — Weihnachtsfeier, Jubiläum, Kick-off, Kundenabend. Für öffentliche Abende mit Kartenverkauf gibt es ein eigenes Programm und eine eigene Strecke.

Öffentliche Veranstaltung Zum Bühnenprogramm: nepofitz.de/einestunde
Abkürzung 04 · Unterlagen & Kontakt Der Reihe nach 02 · Der Abend bei Ihnen